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2Do 的简单任务

想到某一件事并把它记录下来一般是在两种情形之下,一种是在桌前或者湖畔,冥想和思考的状态;另一种是随意和随机的状态,可能正躺着或者在路上。为了方便后续推进或回想,记录下来是很重要的第一步。所以时间管理对我们来说其实就是想到、写下来,并在生活中培养自省回顾的好习惯。

众多的时间管理辅助软件中,提醒事项、2Do、OmniFocus 是三个典型的代表,提醒事项是系统内置的应用,简单单一、OmniFocus 遵循GTD的完整逻辑,功能丰富但也略显繁琐,2Do 在这两者之间做了平衡,既包含一定的 GTD 事务逻辑也兼顾了任务提醒的简单化。如果要作出选择,2Do 适合用来完成日常记事,而涉及到事务纠缠的项目任务推荐OmniFocus。

软件比较

为了直观对照简单到复杂的这三种类型应用,绘制了一张对照表:

2Do 的简单任务

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2Do 和 OmniFocus 各自的独有特性用颜色进行了区分,另外 OmniFocus 的 GTD 逻辑实现中,回顾和检查是必不可少的一部分,所以 OmniFocus 在通知和提醒上有些弱化,2Do 突出的是快速的任务创建和提醒,所以反而在任务的创建和设置上考虑了更多的使用交互。不仅有闹钟提醒的功能,而且添加新事项时更有效率。

2Do 的简单任务

2Do 的界面比 OmniFocus 要轻巧,传递出来的是一种「简单任务」的感受,我想这一点对很多人来说是很重要的,记事的应用如果门槛太高,无形中会增加使用者的压力。2Do 将事项的元素入口都集中在一个焦点页面,进一步简化了使用逻辑。

创建任务是将时间管理「运用」起来的起点,即时把想法变成文字,有助于理顺思路轻装上阵。记录完成后接下来的事情更多的只是为了检索和回顾。

快速开始

2Do for iOS 和 Mac 版的任务创建面板内容结构一致,2Do for Mac 安装完成后也推荐大家首先配置好快速入口(首选项 – 常规选项 – 快捷入口)的快捷键,通过快捷键激活快速入口完成任务的创建。

2Do 的简单任务

快速入口界面上包含四个层面的任务元素,从上往下依次体现了其必要性,任务的分类是默认选项,所以一个事项最简单的元素只是标题、分类这两项,其他的元素可以有也可以没有。

清单和项目在 2Do 中可以理解成是包含子项的任务,这种方式对于组织和管理很有帮助,将任务打包既利于管理也便于查看和勾销。

  • 只有标题,简单的待办事项,没有时间期限,什么时候勾选掉代表完成了此项任务;
  • 标题 + 优先级或星标,多个任务项,通过优先级和星标来对它们进行区别对待;
  • 标题 + 标签,想到的各种琐碎的事项,以后可以按标签快速的检索和显示出来;
  • 标题 + 闹钟,需要在某个时间点提醒自己的事项;
  • 标题 + 开始时间,做计划的基本方式,到计划的那一天显示出当天需要完成的任务
  • 标题 + 开始时间 + 操作,计划任务,某天显示该任务,打开任务时关联相应的信息,便于快速开始,例如:拨打电话、发送信息、打开某个网址、前往某个地点等等;
  • 标题 + 开始时间 + 期限,当计划时间来临时,需要花费多少时间专注完成的某件事;
  • 标题 + 开始时间 + 结束时间,有 Deadline 要求的任务,必须在某个时间点之前完成的任务;

提醒和同步

为了满足不同场景,时间管理应用普遍都同时支持 Mac 和 iPhone,2Do 也不例外,2Do 推荐的同步方式是 Dropbox,其次是 Reminders(calDAV)。Dropbox 同步方式支持所有的特性,而且还可以选择分类的排除,Reminders(calDAV)同步方式则可以和系统的提醒事项融合,但是因为是向下兼容,所以「提醒事项」不支持的特性都会被忽略。

2Do 的简单任务

值得一提的是,2Do 中除了同步可以选择分类列表以外,还支持分类自身在所有列表中的排除,这个特性很适合用来放个人任务,设定了排除的分类项前面有个眼睛的小图标,排除的分类项不会显示在 2Do 全局的列表中。

将提醒和同步放在一起介绍,是因为它们的相互依存关系决定的,生活场景中多数时候提醒要依靠 iPhone 来实现,而 Mac 上的改动是否能即时的同步到移动终端很重要,大多数时候 2Do 的表现还不错,不过鉴于 iPhone 后台刷新本身的不确定性,很多时候还是要打开 2Do 应用后才能完成刷新。

如果选择 Dropbox 同步额外需要考虑网络畅通的问题,推荐搭配Surge来使用,否则退而求其次只能改成 calDAV 同步的方式。

如何迁移

学习和适应一个新的软件需要时间,从一个 GTD 软件转移到另一个更需要时间,而且事务本身才是重点,如果因为软件导致任务遗漏反而违背初衷,软件毕竟只是一个辅助工具。

不妨将迁移当成一个长期的任务创建到你的 2Do 里面。

迁移并不一定要在短时间内完成,双方适应也需要时间,所以可以将安装 2Do 作为一个时间切分点,之后的任务尝试添加到 2Do 当中,涉及到项目推进类型的复杂任务在里程碑或者节点任务完成之前先保持原有的应用不变。在一个渐进和相互熟悉的过程中慢慢完成迁移。

或者在某个周末用比较完整的时间段来梳理一下现阶段的任务计划,有选择性的投放到 2Do 当中。

使用习惯上,2Do 的设置中同样有「GTD 收件箱」的勾选项,打开后列表中会增加「收件箱」列表项,可以按照 GTD 的使用逻辑先将所有任务添加到「收件箱」,然后再梳理、分类和注释。

和OmniFocus比较起来,2Do 是一个比较容易上手的应用,忘掉那些让你纠结的GTD逻辑。从简单的任务开始,让工具为我所用而不是被复杂的功能所困扰,或许这也是 2Do 作者在 GTD 应用开发中另辟蹊径的原因之一吧。

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