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持续改进不能止步于回顾

Angel Medinilla是一名敏捷&精益教练、顾问兼培训师。他认为,如果你希望持续改进,则可以从回顾开始,但不能止步于回顾,还要进行变更管理、文化变革和创新。在 敏捷希腊峰会2016
上,他就“ 持续改进远不止回顾
”的话题发表了演讲。

回顾可以帮助敏捷团队改进。但Medinilla表示,有时候,回顾会出现问题,不能提供预期的结果。例如,当同一个问题反复在回顾中出现,或者当人们发牢骚,抱怨出现问题的环节,而不是提出解决问题的方案。

Medinilla进一步说明了为什么回顾会失败,以及如何改进这个过程。按照他的说法,问题经常出现在开始阶段——例如,当人们没有为回顾做好准备,无法出席回顾会议,或者操纵会议议程,只谈论他们认为重要的东西。措施过多,或者措施得不到执行,是回顾失败的另外一些原因。如果人们设法采取了一项措施,而问题仍然得不到解决,那么,他建议尝试另外一种可能解决该问题的方法。

措施应该有一个足够具体的计划。他举了一个例子,团队在一次回顾会议上发现,他们经常被打断,无法完成工作。Medinilla指出,将措施定义为“团队应该专注”是没用的。这样的措施不明确;人们不知道该做什么。一个更好的措施是,买一些色彩鲜艳的安全外套,当他们不想被打断时就穿上。为了更具体地描述措施,当团队有8名成员时,你可以说明自己需要6件外套——那样,总是有2名团队成员可以处理中断,而其他团队成员可以免受打扰。你可能希望定义额外的规则,如人们穿免打扰外套不能超过2天。此外,举例来说,你可以定义一项措施,外套要在站立会议时交出,那样就可以由团队决定哪些人应该穿。Medinilla认为,将措施具体化可以增加措施执行的机会。

回顾不是唯一的改进方法;还有许多其他的方法。Medinilla提到了其中的部分方法:创新扩散、模式转变、精益变革、丰田套路和看板。你必须了解促成变革的动力。Medinilla建议阅读下类似
More Fearless Change


Lean Change

、《如何改变世界》这样的著作,学习如何变革。

你可以用一个待处理障碍列表来推动变革,并设计可以计划并使用看板跟踪的变革试验。如果试验失败,则可以从中吸取教训,设计更好的试验。成功的改进试验则可以分享出来。

在进行文化变革之前,你必须了解文化本身。Medinilla认为,讲故事是改进组织文化的一种非常有效的方式。在故事中讲述一些进展顺利的事情,取得成功的事情,这有利于宣传变革精神,鼓励其他人尝试。如果本公司没有好的故事可讲,那么Medinilla建议从其他公司找一些,讲述其他公司的变革故事。

他通过一个例子说明了人们如何从故事中得到启发。有三个人在私人时间里参加了一个会议,牺牲了自己的时间和金钱。他们问管理者,但后者告诉他们,公司不会给他们报销。依据在会议上学到的东西,他们开始帮助人们改变工作方式。当管理人员看到所发生的一切以及给公司带来的好处,他们意识到了自己的错误,决定补偿员工参加会议的费用,并将参加会议的日子从假期改成了工作日。在和这三个人交谈的过程中,他们了解到,这三个人也是受一年前所听过的一个故事所启发。在那个故事里,人们为了开启变革而去参加会议。听过这个故事之后,他们强烈地感觉到,他们希望做同样的事情,即使公司不会为此买单。

为了实现改进,你需要在员工身上进行投资。据Medinilla介绍,一种方法是,由组织为他们提供培训的时间和空间。不只是培训课程,而且还有实验室、黑客马拉松、结对学习新技能、探索日等诸如此类的活动。

Medinilla认为,糟糕的流程会造成很大的浪费。你必须发现并消除它。为此,你可以采用类似约束理论、价值流图或根本原因分析这样的做法。其他改进流程的建议包括增加团队的自主权,让障碍更容易暴露,以及创建一个学习的环境。

你应该避免生产出错误的产品。一种方法是,不要关注产品本身,而要关注客户。可以用于改进产品的方法包括设计思维、精益创业和试验驱动的产品开发。

按照Medinilla的观点,要促成组织变革,最重要的是培养新的习惯,进行文化变革。

第二届敏捷希腊峰会于2016年9月16日在雅典举行。InfoQ以Q&A、综述和文章等形式对大会进行了报道。

查看英文原文: Continuous Improvement Beyond Retrospectives

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