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有魔力的混乱︰ 为什么你应该接受一个杂乱的书桌

有魔力的混乱︰ 为什么你应该接受一个杂乱的书桌

在 1726 年,期间远航从伦敦到费城,年轻的打印机孵出使用笔记本系统图表他努力成为一个好男人的想法。他出发 13 美德 — — 包括工业、 司法、 安宁和节制 — — 和他的计划是把重点放在每个在无尽追求自我完善,在他的日记中记录的失败与黑点打开。美德 》 杂志工作,和黑色的痕迹变得稀缺稀缺。

本杰明 · 富兰克林保持了这种做法对他的一生。这是怎样的生活︰ 富兰克林发明了双光眼镜和清洁燃烧的炉子;他证明了闪电是一种形式的电力,然后驯服它与避雷线;他用图表墨西哥湾流。他组织了借阅图书馆、 消防队和一所大学。他是美国的第一次邮政总长,其大使到了法国,甚至总统的宾夕法尼亚州。

然而这位伟人有一个弱点 — — 或者说他认为。他第三次的美德是命令。”让你所有的东西都有自己的地方;让您的业务的每个部分有它的时间,”他写道。虽然掌握了所有其他的美德,一个接一个,富兰克林从来没有完全设法把他的桌子或他的日记整理干净。

“我的订单的计划给我最大的麻烦,”他反映六几十年后。”我在它的缺点困扰我,和我在修正案中,进展甚少这样频繁复发,几乎正要放弃尝试。观察员同意。描述如何调用方对富兰克林”惊奇地看哪最粗心地散布在表和地板的最重要的文件”。

富兰克林是一个混乱的家伙他整个的生活,尽管 60 年试图改革自己,并且一直相信,如果只有他能学会整理好,他会成为一个更成功和富有成效的人。但任何外人可以看到是一件荒谬想这样富有的生活可以一直尚未进一步丰富了刻苦利用一个文件柜。富兰克林就自欺欺人。但他的错误是司空见惯的事;我们是所有头脑精明的人,欣赏自己,当我们坚持清洁办公桌和不自在的时候我们不这样做。保持整洁可能有用,但它并不总是一种美德。尽管富兰克林从不让自己承认这一点,可以有一种魔力在混乱中。

为什么是如此难以保持的东西整洁?线索来自在富兰克林的座右铭,”让你所有的东西都有他们的地方……”这似乎有道理。人类倾向于有极佳的空间记忆。麻烦的是,现代办公室生活向我们展示了一个连续的不同文件到达不仅邮寄上,通过电子邮件和社交媒体流。”地方”,物理和数字,为这个洪流中杂记是什么?

分类文件的任何一种比看起来难。作家和哲学家豪尔赫 · 路易斯 · 博尔赫斯曾经告诉的传说中的中国百科全书,”天体商场的仁慈知识”,如举办动物分为︰) 属于皇帝,c) 驯服,d) 乳猪、 f) 神话般的 h) 列入现行分类方法和 m) 只是打破水投手。

博尔赫斯的笑话有一点︰ 类别是困难。看起来实际有用的区别 — — 谁拥有什么,谁做了什么,什么能让一顿美味的晚餐 — — 是完全不可用时作为一个整体。这个问题难仍然时我们必须文件许多传入电子邮件一个小时,建立文件夹结构,需要使意义上个月或几年之后的行。博尔赫斯的电子邮件文件夹可能包括︰ a) 来自老板,b) 单调乏味、 c) 包含约会,d) 发送到整个公司,e) 紧急、 f) 露骨,g) 投诉,h) 个人,我) 有关年终审查和 j) 即将超过服务器上的内存分配。

遗憾的是,许多这些电子邮件放入多个类别,而每个分组本身是非常有意义的他们不适合在一起。一些电子邮件清楚地融入一种模式,但许多人不知道。一个可能的一个大型项目或启动什么根本,和它很少会清楚哪个是哪个时刻电子邮件到达您的收件箱。给文档 — — 无论是身体还是数字 — — 一个适当的地方,由于富兰克林的格言建议,要求千里眼。如果不这样做,我们蒙混过关杂录 》 赶紧征收某种实际的组织原则,对什么是一个快速和从根本上凌乱的信息流。

当涉及到实际的纸张时,还有下面的美丽的。在 1990 年代初由日本内阁官房长官野口,在东京和作者的书籍,如超级组织方法,一桥大学名誉教授发明的野口不会尝试分类任何东西。相反,他会在一个大信封的地方每个传入的文档。他将信封的内容整齐地写上其边缘,和它们在一个书架上画线,其内容可见喜欢图书的书脊。现在天才的时刻︰ 每次他用信封、 野口将其放回左边的架子。随着时间推移,最近使用过的文档将洗牌自己朝左,和永远不会使用的文档会积累在右边。存档是很容易︰ 每一个现在又一次,野口删除文档右边。在此系统中找到任何文档,他只是问自己如何最近他已经见过它。它是所有但组织自身的归档系统。

但是,稍等片刻。艾瑞克森和大卫弗里德曼,完美的混乱,作者提出以下的建议:”转行的信封,信封堆叠垂直而不是水平,以便将堆栈放在桌面上,及摆脱的信封”。这些指令变换货架上凌乱的办公桌到老式的一堆文件超级举办方法中所述。每当文档到达,或者咨询,它回到桩头。未使用的文档逐渐定居在底部。不那么优雅,也许是,但基本上是相同的系统。

计算机科学家可能认识到关于这种安排相当熟悉的东西︰ 它反映了计算机处理其内存系统的方式。计算机使用内存”缓存”,虽小,但迅速访问。一个关键的问题是应该优先考虑哪些数据并将其放在最快的缓存中。此缓存管理问题是类似的要求你应保持在你的桌上,这应该是在办公桌的抽屉里,而该应在异地存储在新泽西的纸张。正确的决定使计算机快得多 — — 它可以让你更快太。

五十年前,计算机科学家 Laszlo Belady 证明的最快和最有效的简单算法之一是等待,直到缓存已满,然后开始弹出最近未使用的数据。这条规则被称为”最近最少使用”或 LRU — — 和它的作品因为在计算中,在生活中,事实上,你最近需要使用的东西,你会很快再需要一个好的迹象。

布莱恩 • 克里斯蒂安和汤姆格里菲思观察在他们最近的书对赖以生存的算法虽然计算机可能使用 LRU 来管理内存缓存,野口勇的超级举办方法使用相同的规则来管理纸面文档︰ 最近使用的东西上的左的东西,你还没看了年龄在右边。一堆文件还实现 LRU︰ 最近感动上顶部,一切的东西沉到了湖底。

这并不是说一堆文件始终是最棒的组织系统。这取决于什么被归档,及是否有几个人有意义相同的归档系统或不。但不是随机的一堆文件。它有它自己务实的结构,只是基于事实,无论你使用倾向于保持可见和可访问。过时的东西沉视线之外。你的桌子看上去凌乱给其他人,但你知道,由于 LRU 规则,它是真正高效的自组织快速访问缓存。

如果所有这一切听你喜欢自我辩白乱说从凌乱的同事,你可能只是一个”文件管理器”,而不是”井井有条”。两者之间的区别在上世纪 80 年代首次,由托马斯 · 马龙,在麻省理工学院管理学教授。文件管理器想建立正式的组织结构,其纸质文件。虎钳,相比之下,让本文建立在他们的办公桌附近的碎片,或者因为我们现在已经学会说,实现 LRU 缓存。

对于大多数人来说,似乎明显打桩是功能失调而提交报税表是一个严重的专业行为。然而当研究者从办公室设计的公司 Herman Miller 望高执行办公室工作人员,他们发现他们倾向于虎钳。他们让在他们的办公桌上堆积的文件,用作提醒他们物理的存在要做的工作,并依靠微妙的暗示 — — 物理的对齐方式、 摺或流浪的事贴注 — — 为自己定位。

2001 年,史蒂夫 · 惠特克和研究员朱莉娅 · 麦科 At&t 实验室研究文件管理器和虎钳在真实的办公环境中,并发现了为什么凌乱的方法效果更好,比它看上去有任何权利。随着时间的推移,他们跟踪文件管理器和虎钳的行为。谁积累量最大的文件?其档案工作最好?和谁最挣扎时办公室搬迁强迫每个人都要扔掉的文书工作吗?

可以预料,纪律文件管理器会产生小,有用的归档系统。但惠塔克和麦科发现,相反,他们被垂下的胀胀的无用的档案重量。问题是糟糕的过早备案。文书工作会到达,和文件管理器然后会决定要用它做什么。它不能离开桌子上 — — 这将是不整洁。所以它必须在某个地方提起。但大多数文档有没有长期的价值,所以在努力使他们明确的办公桌,文件管理器使用文件柜一样高度结构化的废纸篓。有用的材料被包围组织良好的糟粕。

惠塔克,他现在是在加州大学圣克鲁兹分校的心理学教授和合著的科学的管理我们数字的东西说:”你不知道你自己信息的未来,”。人会创建文件夹结构,这次很有道理,但这只是令人困惑于自己创个月或者年后。组织类别成倍增加。一个人告诉惠塔克和麦科:”我有这么多的东西提起。我不知道在哪里的一切都是和我会发现,我的东西在什么似乎是一个逻辑的地方,但不是唯一符合逻辑的地方创造了第二个文件…我结束后在两个地方同样的事情或者我有相同的业务单位东西放在五个不同的地方。

至于办公室搬迁,是一种滤光片的折磨。他们有太多的材料,投入了太多的时间在组织它。一个评论说,它是”令人毛骨悚然……你摆脱你的长子”。惠特克让我想起了这些人不丢弃他们的孩子。他们甚至不丢弃家庭照片和纪念品。他们扔掉了办公室备忘录和公司报告卷起来了。惠特克说,”它是非常内脏,”。”人们的身份裹在自己的工作,和在信息行业您的身份裹得您的信息”。然而随遇而安的虎钳,在凌乱的路上,远远更好地应对。它们用于他们的书桌作为临时缓存文件。好的东西会继续关闭在手,简单易用,扔掉时完成。偶尔,虎钳将抓住一堆,翻阅它,扔掉它的大部分。当他们做文件材料,他们这样做,小、 实际和积极使用的档案中。

惠特克指出了滤光片挣扎因为创建类别,他们原来不上班以及时代变迁。这表明整洁可以工作,但只有当文档或电子邮件到达具有明显的结构。我自己的桌子很乱,而我的财务记录是整洁 — — 不是因为它们更重要,而是因为记录所需的会计是可预测。

一个人可能会反对,无论研究者得出结论,关于纸质文件已过时,因为大多数文档现在数字。当然明显点现在是应力的电子邮件收件箱?但过早备案的惠特克的兴趣实际上始于 1996 年的电子邮件过载的早期研究。”我们观察到的东西是失败的文件夹,”他说。”小小的电子邮件文件夹一个或两个项目的风险”。

原来的电子邮件的基本问题是桌上的纸的问题相同︰ 人们试图通过进文件夹排序电子邮件清除他们的收件箱,但最终提前申请转出的文件夹结构中不能很好工作。2011 年,惠特克和他的同事发表了一份研究论文的标题,”我浪费我的时间组织电子邮件吗?”。答案是︰ 是的你是。使用搜索功能的人比那些通过点击仔细构造系统文件夹更快地找到他们的电子邮件。文件夹系统感觉更好地组织,但是,除非信息到达以可预测的结构,创建文件夹是费力而无益。

所以我们知道仔细归档文件往往是适得其反。电子邮件应倾倒在几个广泛的文件夹 — — 或一个大档案 — — 而不是小心的文件夹层次结构。究竟应我们跟我们的日历?有两种广泛的方法。其中之一 — — 类似于”文件管理器”的方法 — — 是要举办一个是时间紧、 提前调度每个任务和日历用作待办事项列表。正如本杰明 · 富兰克林表示它:”让您的业务的每个部分有它的时间”。另一种方法避免了尽可能多的日历,只注意到固定的约会。直观地说,这两种方法有什么对他们来说,这样的效果最好?

幸运的是我们不需要猜测,因为三个心理学家,丹尼尔 · 基尔申鲍姆,劳拉 · 汉弗瑞,谢尔顿 Malett 已经运行实验。三十五年前,基尔申鲍姆和他的同事招募了一批的大学生短期课程旨在提高他们的学习技巧。学生们被随机分配三个可能的乐曲的教练之一。对照组,给出了简单的时间管理建议等,在没有”采取休息 5 至 10 分钟后每 1 ½ 小时研究会议”。其他两组得到了这些技巧,但他们也有更具体的意见,如何使用他们的日历。”每月计划”组奉命设定目标,整个一个月; 空间组织研究活动相比之下,”每日计划”组被告知进行微观管理,他们的时间、 活动策划和设置目标的一天时间内。

研究者们假设策划者设定可量化的日常目标会做得比那些模糊的月度计划更好。事实上,每日计划开始明亮,但是很快变得无可救药地动力,与崩溃到八个小时每周他们学习努力 — — 甚至比那些没有计划在所有 10 个小时。但每月计划的学生保持整个课程每周 25 小时始终如一的学习习惯。学生的成绩,不出意料,反映他们工作努力。

问题是日常计划得到出轨。生命是不可预知的。漏报,破碎的清洗机,牙科的预约,喝一杯咖啡通过调用一个朋友 — — 或者甚至简单的日常事实,一切都需要比预期更长的时间 — — 所有的这些障碍证明破碎的人,作为一个待办事项列表使用他们的日历。

像文档虎钳,每月规划通过松散、 不完善和多变的系统,碰巧在松散、 不完善和多变的世界中工作得很好。每日计划,像文件管理器,施加粉碎与这个乱糟糟的世界接触严密,头脑精明的系统。

有些人设法把这一课发挥到极致。马克 · 安德森 — — 亿万富翁企业家和风险资本家 — — 十年前决定停止什么写在他的日历。如果有什么东西值得做的事情,他盘算着,这是值得立即去做。”我一直很努力作为一个实验的这种战术,”他在 2007 年写道。”,太高兴了,我甚至不能告诉你。

阿诺德 · 施瓦辛格已通过多相同的方法。他坚持要他写日记清楚当他是一个电影明星。他甚至试着相同的策略当加州州长。”约会总是禁忌提前规划是一个禁忌,”他告诉纽约时报 》。政客、 说客和积极分子不得不对待他受欢迎的无电梯餐厅︰ 他们出现了,希望能获得一个槽。当然,这部分是纯正的身份发挥。但它是更多的。施瓦辛格知道塞得满满当当的日记允许没有空间来适应环境。

自然,施瓦辛格和安德里森可以使等待迎接他们的世界。你和我不能。但我们可能可以采取几个步骤在同一方向,使较少的坚定承诺,对别人和自己,让我们能够灵活地应对生活中的挑战我们。太精美编织的计划很快就会撒谎名存实亡。每日计划都很整齐,但人生是凌乱的。

事实是,得到组织往往是生死攸关的舒缓我们的焦虑 — — 或头脑精明的同事的忧虑。它可以只是委婉的说法,感觉忙却没有多大用处。生产率大师梅林曼,叫回来上班,播客的主机有一个生动的比喻。想象一下,在一家熟食店,做三明治 Mann 说:。阶三明治走了进来。你要到达的蛋黄酱和几片的拓荒者。但更多的订单然后开始进来。

曼恩知道一切太好如何我们往往反应。而不是制作第一个三明治,我们开始思考的组织系统。素食主义者和肉分开吗?烤的三明治应优先考虑?

有两个问题在这里。首先,是不完美的方式来组织一个快速移动的三明治队列。第二,我们想变得有条理的时间是我们不花的时间把事情办妥。只做第一个三明治。如果我们只是得到了更多的事情,果断的行动,我们可能会发现我们已不太需要变得有条理。

当然,有时我们需要仔细核对清单 (如果说,我们正在构建一个房子) 或高级的参照系统 (如果我们要维护一个库,例如)。但大多数的上班族是既不是施工管理人员,也不是图书馆员。但我们分享本杰明 · 富兰克林的错误地的认为如果只有我们更整齐地举办时,然后我们会活更有效率和更加令人敬佩的生活。富兰克林是发明双光眼镜和捕捉闪电去收拾他的生活太忙。如果他一直工作在一家熟食店,你可以打赌他不会举办三明治订单。他会一直做三明治。

由本杰明 · 斯旺森的图像。这篇文章先发表在金融时报杂志 》,灵感来自我的新书,”混乱”的想法。(我们)(英国)

[剑客-翻译]

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