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5 的工具,你需要去最后无纸化

5 的工具,你需要去最后无纸化

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无纸化不一定要硬,特别是如果你知道什么工具将帮助您完成它。无论你是第一个计时器或你试过放弃纸之前,它没有坚持有至少 5 个工具,使其工作至关重要。

想想你可能仍使用纸的原因。也许你在纸质笔记本中保持你的待办事项列表。或也许你纸油漆点是需要您的签名的文件。广义地说,有五种类型的工具和服务,我认为有必要放弃纸。他们是︰

  • 文件同步服务
  • 电子签名工具
  • 扫描应用程序,
  • 待办事项应用程序和
  • 文献传递服务。

这里是为什么每个这些工具是必要的以及一些建议您可以使用的特定产品的概述。

1.文件同步服务

文件同步服务文件将使你无论你手头有什么设备。最好的文件同步服务也有些文档传递选项 (最后一颗子弹点从上面),和我会去那个一会儿。

这里是如何文件同步服务时非常便利无纸化的例子。我是在机场最近申请美国全球入境程序,和我面试官问我的邮寄地址文件证明。它不是对我的驾驶执照,并没有对我向他出示的任何邮件。然后我想起了扫描,房地产文档保存从我已在我需要的地址邮寄给我的税。我拉起这份文件我的手机,和面试官感到满意。

文件同步程序额外好处的是很多人让你的文件的脱机副本保存到您的设备。如果我事先知道我需要什么文件,我可能已经多加小心,先保存它们的副本,脱机,这样即使我的手机有没有数据访问,我本来能够显示它们。

三个优秀的文件同步服务的例子是 Dropbox,Google Drive 和 IDrive。

2.电子签名工具

当你有像有人通过电子邮件发送到你或你下载的 PDF 文档的数字版本你不必打印它签署它。你可以进行数字签名。进行数字签名的文档,你通常必须创建签名第一,这往往是最难的部分,因为人的书法是穷人用鼠标,手指在触摸屏上,有时甚至用手写笔。有一些电子签名工具,选择使用纸和笔来创建您的签名,然后捕获它上传的照片。一旦您创建您的签名,不过,您可以重用相同的一遍又一遍,或保存不同的变化,以使用。

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包括电子签名工具的一些软件是 Adobe Reader、 Adobe Acrobat、 Hightail 和预览 (如上所示)。

请注意,某些文件可能受到允许电子签名。您可能需要打印并签名的。通常人们保护的文件,当他们想要的硬拷贝带有活签名邮寄给他们。但你总是可以保持自己的副本在无纸化的版本,只要您扫描页面并保存他们使用可靠扫描应用程序……,给我带来到下一个工具。

3.扫描应用程序

扫描应用程序是通常扫描仪变成你的手机摄像头的手机。最好的有权自动检测您正在扫描文档中与名片图像与页面时。他们包括裁剪工具。他们将多个页面保存到一个文件,在必要的时候。当他们检测到文本,自动保存扫描的版本以使文本可读性最强的方式。

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我最喜欢的扫描应用程序是 Evernote 扫描。我也有好的经验与 Microsoft OneNote,是从技术上讲是一个记笔记和同步的应用程序,但它已经太扫描功能。

4.待办事项应用程序

和你吻别纸待办事项列表。使用数字待办事项应用是效率高太多。纸上列表,你深陷其中交叉出局,你不能轻松地重新排列项目可显示优先与你当然不能将任务分配给某人,知道当她或他已经完成了它。但你得到所有这些好处,多用数字待办事项列表。

数字待办事项列表同步跨您使用的所有设备。他们可以分担少数人。他们有工具帮助你组织你的待办事项,这意味着你可以更好地管理你的时间和计划你的一天。当您在您的手机上使用待办事项应用时,你可以提醒和警报基于时间或您所在的位置,写,例如,”提醒我把鸡弄出去的冰柜,回家的时候”。

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我最喜欢的待办事项列表中的一些 Any.do、 Todoist (如上所示) 和 Wunderlist。虽然所有这些应用程序有一个免费的版本,他们也有付费层。您可能需要支付得到你想要的所有特殊津贴但免费版本仍然绝对比纸张待办事项列表。

5.文献传递服务

我提到文件同步程序有时文档传递选项也有,我想要回到那个主意。尽管很多人无纸化提供文档作为电子邮件附件,则说明它并非总是最好的方法去做。当您通过电子邮件发送文件时,你很少有机会知道时或如果收件人得到他们。你也可能发现一些文件都太大了,电子邮件,或你的电子邮件程序会自动降级 (它可以发生当你通过电子邮件发送照片直接从您的手机,例如) 原版的质量。

许多文件同步服务和其他云存储程序给你更好的方式来共享文件。通常情况下,你把你想要在程序同步到一个文件夹中共享和点击一个链接,您可以共享的文件。从这种联系,收件人可以下载这些文件。取决于哪些服务你有,而且无论是免费还是付费的版本,你可能有选项要见的人来当下载文件或者甚至把过期日期放在访问。Dropbox 和 Hightail,两个服务我已经提到过,有很多这些选项。

如果你想无纸办公,有人要求一份传真,你怎样传送文件然后呢?值得庆幸的是,有可以处理这一具体个案的在线传真服务。 MyFax 是一个不错的选择。

期待着,从今天开始

关于无纸化的最后一块是建议的今天开始看前进的而不是建议的落后。我的意思就是不让挂断了数字化无论积压的纸,你有。相反,通过几个应用程序将帮助您现在是无纸化开始,向前与一些新的无纸化习惯。

[剑客-翻译]

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